成果を出すためのPDCAの回し方

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僕のPDCAへの考え方をまとめます。

PDCAを効率的に回すための考え方

まずは、PDCAを効率的に回すための前提となる考え方を整理しておきます。

  • PDCAの目的
  • 検証頻度の重要性
  • PDCA継続のコツ

まずは、この辺りから説明します。

PDCAの目的

僕の中でPDCAは、最速で上達する方法です。

PDCAがないと、次のような自体に陥りがち。

  • やみくもにとりかかり、ゴールを見失う
  • 目的と違った方向に歩き出してしまう
  • やってもムダなことを続けてしまう

そこでPDCAは、「計画」「実行」「検証」「改善」の4つに切り分けた上で、現状とゴール把握し、ゴールまでの最短ルートを探していく。
つまり、「仮説→検証→新しい実行」というサイクルを繰り返し、実行の精度を高めていくのが、このPDCAということになります。

ゴールが見えなかったり、そこにいくための道がわからない場合には、とにかく行動することが必要です。

そんなとき、PDCAを使うことで、次のような効果が得られます。

  • 今ある情報の範囲内で、やるべきことがわかる
  • やってきたことが間違いなら、軌道修正ができる

ただ、PDCAを実践するとわかりますが、何も考えずにやるとPDCAは途切れます。このことは僕が何度も経験したので、100%断言できる。

そこで大切になってくるのが、検証頻度です。

PDCAのポイントは検証頻度

検証頻度が最重要で、検証は毎日やるべきです。

PDCAサイクルが途切れる原因はただ一つ、検証がストップしてしまうことです。
極端なことをいうと、他のPDAが止まったとしても検証さえ残っていれば他も動かすことができます。

検証のフェーズは、すべてのサイクルの出発点だからです。

仕事が忙しく行動に移せない状態のときには、検証さえしておけば次の一手を考えることができます。

順調にPDCAサイクルが回っているときにも、検証さえ行っておけば、いくさきを間違えたりムダな行動を繰り返すこともありません。

僕は、検証(CHECK)が続かないせいで、せっかくのPDCAサイクルが止まってしまったという経験を何度もしてきました。

PDCAサイクルが続くか否かは、この検証段階がすべてなのではないかとさえ思います。

PDCA継続のコツは、毎日検証すること

PDCAのコツは、「検証のフェーズ」を毎日継続することです。

これがすべてだと思います。

PDCAを回していくと、どんどん行動(DO)の内容が研ぎ澄まされます。

続ければ続けるほど、内容は尖ったものになっていきますので、とにかく毎日継続することが大事。

PDCAすべてを続けると思うとキツく感じると思いますので、「とにかく検証だけは毎日する」と思っておけば、かなり続けやすくなるはず。

PDCAを回すための便利グッズ

僕がPDCAを回す際に使っているグッズが、緑カンパニーのA5ノート。

ページが上下に分かれているので、半分を一日分として使っています。

PDCAの手順

PDCAを具体的に回すときの方法論をご紹介します。

計画(Plan)

「検証が大事だ!」と言ってきたものの、計画の段階も結構大事です。

計画のポイントは次の通り。

  • あいまいすぎる計画は立てない
  • わからないところは大胆に計画を立てる
  • できるだけ数値に落とし込んで計画する

計画が大事、といってもただ時間をかければ良いというものでもありません。
「未来のことを予測しながら」の作業になるので、実際には未知のこともたくさんあります。
そんな時には立ち止まらずに、ある程度予測を立てながら、ほどほどに大胆に計画を立てます。

計画の立て方は、次のステップです。

  1. ゴールを設定する
  2. ゴールまでの手順を列挙する→行動(DO)へ
  3. 各手順の、量を増やす方法を考える→行動(DO)へ
  4. 各手順の、質をあげる方法を考える→行動(DO)へ
  5. 優先順位をつける

1のゴール設定は上達したいことをおきます。

そして2〜5までの手順では、実行しやすいようにより細かく行動を切っていく作業。

各手順とも、頭で考えているだけでは取り止めがなくなってしまうので紙に書き出すのがおすすめです。

そして、ここでは具体性だけは見失わないこと。

具体性のない計画は、その後の実行段階で戸惑い、道を見失うことになってしまいます。

わからないことは、仮説を立てて実行まで落とし込むべきです。
もし仮説が間違っていたら、検証・改善フェーズで見直しをかけるので、ここではあまり気にせずいきます。

計画を立てる期間は、1〜3ヶ月単位だとうまくいきやすいと思います。
1年とか長期の目標になってしまうと、自分の変化がわかりづらくなってしまい、PDCAを効果的に回せません。

まずは、計画段階で「明らかなムダなこと」を排除すると思って取り掛かると良いです。

実行(DO)

実行(DO)段階では、計画どおりにやります。ただやるだけです(笑)

ただし、DOばかりやり続けると「ゴールに近づいていると錯覚」してしまいがちなので、検証・改善を毎日回していくことが必要です。

コツはなく、計画通りに「やるだけ」です。

検証(CHECK)と改善(ACTION)

検証と改善は、車輪の両輪のようなものですから一つにまとめてしまいました。
検証をしたら、次のアクションにつなげますよね。
二つに分けるまでもないと思うので、まとめます。

検証と改善の目的は次の通りです。

  • そもそも、このPDCAは不要なのではないか?と検討
  • そもそも、何のためにこのPDCAを回しているのか?自問自答
  • 「自分は、一体何がしたいのか?」自問自答
  • ムダな実行(DO)を減らす
  • 仮説が正しいのかどうかの検証
  • 実行(DO)の方法をブラッシュアップ
  • 実行(DO)を軌道修正する
  • 実行(DO)の優先度を変える
  • 新たな問題が出てきたら、新しいPDCAを作る
  • 失敗を悪者扱いしない

最後の「失敗を悪者扱いしない」は、次回への対応策を考えることで失敗して落ち込むのを防ぐと言うことです。
失敗したということは、「次に生かせる何か」を知る手がかりになっているはず。
「失敗は成功の母」というわけです

まとめると、おおむね次のようになると思います。

  • ゴールレベルの調整
  • 計画レベルの大幅な調整
  • 解決案や行動レベルの調整
  • 調整不要

検証・改善は毎日続けるので必ずやるとして、一定期間継続したら定期的に振り返ることも有益です。

  • 毎日、必ず振り返りをする
  • 振り返り&計画→半週、週、月、四半期、半年、年次

そして、具体的に行動が必要になってくるパターンを上げると次の通り。

  • 目標が未達の場合
  • 物事がうまくいっている場合

常に行動をしていれば、何かしらの課題や成功体験が増えてくるので、それらを次のPDCAに回す感じです。

以下のような質問を自分に対して当てていくと、解決策が見つかりやすいです。

  • うまくいかなかった理由は?
  • なぜ不本意な結果に終わったのか?
  • どうやってやれば、うまくいったか?
  • どんな課題がある?
  • もっと近道はない?
  • もっと効率的にやるには?
  • 現状の何がダメだった?
  • そもそも、他にやるべきことはないか?
  • 見えていない課題が潜んでいないか?

検証・改善の結果、次にすべきアクションは次のように分けられます。

  • ゴールの変更(そもそも、目指す山を変える)
  • 期限の変更(目標の期日を先延ばし)
  • PDCAサイクルの中止(目標をやめる)
  • 新たなPDCAを作り直す

以上を、ガンガン短期間でPDCAサイクルとして回していくイメージです。

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